مدیریت زمان

آیا شما هم جزو افرادی هستید که بعضی وقت ها به این نتیجه می رسید که اگر تنها چند ساعت بیشتر وقت داشتید، فردی موفق تر بودید؟ یا شاید به این فکر می کنید که مثلاً «فلانی با این همه کسب و کار موفق و این همه مشغله، چطور مدیریت زمان می کند و می تواند به همه امور رسیدگی کند؟!» واقعیت این است که فعلاً امکان داشتن بیش از ۲۴ ساعت برای شما وجود ندارد. در تحقیقاتی که در دانشگاه هاروارد انجام شد، متوجه شدند که وقتی به افراد ناموفق، مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی را آموختند، نتایج در شغل و زندگی آن ها تا سه برابر بهتر شده و سطح رضایتمندی آنها نیز به شدت بهبود پیدا کرد.

تعریف زمان

زمان، بعدی است که در جهان دنیا عبور می‌کند و نشان دهنده آن است. زمان را می‌توان به سه نوع از گذشته و حال و آینده تعریف کرد. در طول تاریخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌ها بوده و امروزه این توجه بیش از پیش وجود دارد. به گونه‌ای که فناوری‌های نو، محیطی فراهم آورده‌اند که تقریبا در کوتاه مدت می‌توان به اطلاعات بی‌شماری دسترسی پیدا کرده و کارها را بسیار سریع تر و آسان تر از پیش انجام داد. با این وجود، تمایل سرعت عمل در انجام کارها روز به روز بیشتر می‌شود؛ لذا با چنین تمایلی این احساس در افراد به وجود می‌آید که از زمان عقب مانده و نمی‌توان بطور موثر بهره‌مند شد؛ همچنین سیر تاریخی نشان داده ‌است که ضعف در مدیریت زمان، یک مسئله قدیمی است. مسئله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده و قادر به حل آن نمی‌باشد. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایندهای اداری کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیرلازم قرار می‌گیرد، مدیریت ضعیف زمان را نمی‌توان پنهان نمود و اثر بخشی بیشتری مورد نیاز است.

داود بن محمود قیصری، در سده هشتم هجری و در رساله «معمای زمان» می‌نویسد «زمان نه آغازی دارد و نه پایانی. زمان، قابل تقسیم نیست و آنچه که ما آن را بخش می‌کنیم تنها در پندار ماست. از یک منظر زمان را با ارزش تر ازپول و طلا دانسته‌اند، چرا که پول و طلای از دست رفته را می‌توان به دست آورد ولی زمان از دست رفته را هرگز نمی‌توان به دست آورد.

تعریف مدیریت زمان

عمل یا فرایند طراحی و به‌کارگیری کنترل آگاهانه بر روی زمانی است که صرف فعالیت¬های مشخص می‌شود، به خصوص به منظور افزایش اثر بخشی، کارایی یا باروری بیشتر. در واقع مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت هاست که شما را در استفاده از زمان کمک می کند.

برای کسب موفقیت بیشتر، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای نیازمند بکارگیری راهبردهای مدیریت زمان می‌باشیم. این راهبردها برای استفاده بهینه از وقت تنظیم شده و به عنوان روش¬هایی برای پایش و کنترل زمان به کار می‌رود. با استفاده موثر از زمان می‌توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی و اولویت بندی نمود. با برنامه‌ریزی و اختصاص زمان، درک افراد از زمان در دسترس، افزایش یافته و در نتیجه می‌توانند از زمان خود به صورت هدفمند و سازمان یافته استفاده نمایند. اولویت بندی امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت، موجب می‌شود وظایف و فعالیت¬های گوناگون به موقع انجام گیرد. پس با استفاده از روش‌های مدیریت زمان، بینش افراد در مورد نحوه استفاده از زمان بیشتر شده، تخمین دقیق¬تری از مدت زمان لازم برای انجام کارها به دست می‌آورند و در مجموع نتایج مفیدتری به دست میآید.

چند مهارت که برای مدیریت بهتر زمان به آن نیاز دارید:

  • توانایی نه گفتن
  • نوشتن و تفکیک کردن کارها
  • اولویت بندی کارها
  • تعیین مدت زمان مشخص برای انجام هر کار
  • تفویض اختیار
  • و ....

مروری بر شرح مهارت های مورد نیاز برای مدیریت زمان

توانایی نه گفتن:

به خاطر داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام دادن کاری داشتید آن را قبول کنید، زیرا ممکن است نتوانید در زمان مقرر آن را به انجام برسانید. متاسفانه بسیاری از ما توانایی گفتن نه به دیگران را نداریم و با پذیرش کارهایی که زمانی برای انجام آن نداریم دچار استرس و سردرگمی شده و از انجام سایر امور خود نیز باز میمانیم.

پیش از پذیرفتن هر درخواستی زمانی را به بررسی پیشنهادی که به شما شده است اختصاص دهید و ببینید آیا از نظر زمانی و توانایی انجام آن آمادگی دارید یا نه. همچنین بررسی نمایید که آیا می توانید در قبال انجام کاری برای دیگری شما نیز از او بخواهید برای شما کاری انجام دهد که زمان انجام سایر وظایف و کارهای شما را کوتاه تر و یا بار کار شما را سبک تر کند؟ اگر پس از بررسی پیشنهاد و برنامه کاری خودتان امکان انجام آن درخواست را نداشتید با ایجاد یک حس مثبت در طرف مقابل به او نه بگویید.

نوشتن:

نوشتن و تفکیک کارها را به یکی از عادات خوب خود تبدیل نمایید. با نوشتن کارها و وظایف، درگیری ذهنی خود را کاهش داده و به ذهن خود این فرصت را می دهید که برای انجام کارها ایده پردازی نماید و روش های گوناگونی برای انجام امور بیابید، همچنین نوشتن باعث ماندگاری بیشتر موارد در ذهن میگردد و احتمال فراموشی کارها کاهش می یابد.

به این نکته توجه نمایید که نوشتن نباید به صورت انشا و یا متنهای طولانی باشد در واقع شما باید بیاموزید که با نوشتن متون کوتاه در حد چند واژه و یا استفاده از کلید واژه هایی که به هر کار اختصاص میدهید آن فعالیت یا وظیفه را از ذهن خود به طور کامل فراخوانی نمایید، همچنین مختصر نویسی بیش از اندازه نیز باعث سردرگمی و گاهی خطر عدم بخاطر آوردن کل آن موضوع می گردد پس تمرین کنید تا بهترین شیوه نوشتن منحصر به خود را کشف نمایید.

از تهیه لیست های طولانی و پر از جزییات اجتناب نموده و فقط امور ضروری و مهم را یادداشت نمایید، لیست های طولانی معمولا اثر روانی منفی در ذهن ایجاد کرده و حس کمبود زمان برای انجام امور را در ما بوجود می آورد.

اولویت بندی کارها:

پس از تهیه لیست و فهرست وظایف و فعالیت ها حتما آن را اولویت بندی نمایید، کارهایی که فوریت و اهمیت بالایی دارد را در ابتدای لیست قرار دهید و مواردی که اولویت و اهمیت کمتری دارد را در سطرهای بعدی قرار دهید.

تعیین مدت زمان مشخص برای انجام هر کار:

برای هرکاری باید زمانی مشخص در نظر بگیریم و سعی کنیم کار مدنظر را در همان زمان مشخص شده انجام دهیم. وقتی برای کارهایمان محدودیت زمانی ایجاد میکنیم متعهد می شویم که حتما آن را در زمان تعیین شده به پایان برسانیم و همین امر باعث می شود زمان خود را از دست ندهیم.

محدودیت زمانی باعث تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد. اگر نتوانستید کاری را در زمان مشخص انجام دهید بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتر سعی کنید آن را به پایان برسانید.

تفویض اختیار:

کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد. ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود.

ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتا احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.

چند توصیه جهت مدیریت بهتر زمان:

  • کارهای خود را به تاخیر نیندازید و بی درنگ شروع به انجام هر کار نمایید.
  • زمان مورد نیاز برای هر فعالیت را تخمین زده و فقط روی انجام همان کار تمرکز نمایید.
  • ذهن خود را منظم و طبقه بندی نمایید.
  • انگیزه لازم جهت انجام کار را در خود بوجود آورده و تقویت نمایید.
  • از اتلاف وقت و امور غیر ضروری اجتناب کنید.
  • همه وسایل و موارد نیاز برای انجام کارها را دسترس داشته باشید.

مجموعه مقالات مدیریت

اصول مدیریت


مدیریت استرس


مدیریت زمان


مدیریت تعارض