منشی حرفه ای کیست؟
اگر یک منشی در کنار همکارانش بتواند به رئیس، ارباب رجوع و هم سازمانی های خود کمک کند و وظایف و مسئولیت هایی را که به او می سپارند به صورت موثر و کارآمد به انجام برساند یک منشی حرفه ای است.
منشی کسی است که برقرارکننده و تسهیل کننده ارتباط بین رئیس و دیگر اعضای سازمان و مشتریان (ارباب رجوع) است.
وظایف و اختیارات منشی در چهارچوب فعالیت های سازمان تعریف می شود.
خصوصیات کلی یک منشی حرفه ای چیست؟
- رازداری
- صداقت در گفتار و عمل
- برنامه ریزی منسجم
- برخورد منطقی با دیگران
- توانایی برنامه ریزی و مهارت در استفاده از وسایل ارتباطی
- مدیریت بحران
- آموزش پذیری
- روابط عمومی خوب
- حافظه خوب
- با اخلاق
- ظاهر متناسب با سازمان
چرا یک منشی حرفه ای دارایی با ارزش یک مدیر است؟
مدیر خود می تواند بسیاری از وظایف منشی مانند هماهنگی جلسات، جوابگویی تلفن،ثبت نامه ها و ... را انجام دهد. اما منشی برای مدیر حکم دارایی را دارد که وقت بیشتری را برای انجام دادن کارهای ضروری در اختیار او قرار میدهد.
بنابراین وظایف منشی در حوزه مسئولیت های رئیس اش تعریف می شود. منشی باید اهداف موسسه خود را بخوبی بشناسد و در حیطه وظایف خود اعمال مدیریت نماید. در تمام دنیا، منشی اعتبار یک سازمان محسوب می شود.
شرح وظایف و توانمندیهای یک منشی حرفه ای چیست؟
- توانایی قرار دادن ملزومات منشیگری در محل مناسب
- توانایی برخورد مناسب منشی با مدیر
- توانایی برخورد مناسب منشی با دیگر همکاران سازمان (و برون سازمانی)
- توانایی برخورد مناسب منشی با ارباب رجوع و مشتریان
- توانایی تنظیم برنامه روزانه توسط منشی
- توانایی برقراری ارتباط تلفنی توسط منشی
- توانایی منشی در کار با دستگاه فکس
- توانایی منشی در کار با دستگاه پرینتر و کپی
- توانایی تنظیم جلسات توسط منشی (صورتجلسات، ضبط جلسات و کنفرانس ها)
- توانایی منشی در نامه نگاری
- توانایی کار با کامپیوتر و تایپ نامه (ایمیل، Word، اوت لوک و ...)
- توانایی تنظیم آرشیو اطلاعات و طبقه بندی و بایگانی اسناد توسط منشی
- توانایی تشکیل دفتر پیگیری منشی
- توانایی تنظیم گزارش از فعالیت های روزانه
- توانایی درک مقررات و آیین نامه های اداری و اجرای آن ها
- توانایی پیشگیری از حوادث و رعایت اصول ایمنی و حفاظتی و بهداشت کار
- توانایی در ایجاد و حفظ پوشش و آراستگی مناسب و مرتب برای خود منشی و مدیر مربوطه
- توانایی تنظیم و ترتیب دادن ملاقات ها و نظارت بر امور پشتیبانی توسط منشی (مانند امور پذیرایی، مدارک، حفاظت اطلاعات و...)
- توانایی منشی در ارتباط با بخشهای مختلف سازمان (دریافت وارسال بخشنامه ها و دستورالعملها)
- مشارکت فعال منشی در امور سازمان (بازاریابی، فروش و ...)
- دانستن واژه های انگلیسی متناسب با کار سازمان
- اطلاعات عمومی خوب و به روز در مورد اخبار مرتبط با کار سازمان
- توانایی منشی در ثبت و مدیریت تنخواه گردان
آموزش منشیگری حرفه ای