فرهنگ اصطلاحات اداری و سازمانی

در این مطلب تعدادی از مهمترین و پرکاربردترین مفاهیم، واژگان و اصطلاحات رایج اداری و سازمانی (به ترتیب حروف الفبا) گنجانده شده است. آشنایی با اصطلاحات اداری برای هر کارمند یا مدیر شاغل در شرکت ها، موسسات و سازمان های دولتی و خصوصی مفید می باشد.

آگهی

: آگهی به معنی ابزار ارتباطی است که با یکی از وسایل ارتباط جمعی خبری یا موضوعی به آگاهی مردم می رسد.

آنتروپی

: آنتروپی بمعنی میل به بی نظمی و فروپاشی است. قانون عمومی که به موجب آن هر شکلی از سازمان به سوی بی نظمی و بی سازمانی میل می کند. (آنتروپی مثبت یعنی بازگشت به حالت تعادل و نظم اولیه) - (آنتروپی منفی یعنی فروپاشی کامل)

آیین نامه

: آیین نامه بمعنی مجموعه مقرراتی که یک موسسه عمومی یا خصوصی به منظور تنظیم امور موسسه خود تهیه و تدوین می کند. مانند آیین‌نامه‌های موسسات دولتی، انجمن‌های محلی، احزاب، شرکت ها، آموزشگاه ها و ....

ابلاغ

: نوع رساندن و کیفیت ارسال احکام و فرمانها و دستورات و وصول آن از سوی گیرنده است. ابلاغ، در لغت به معنای رساندن است؛ رساندن نامه یا پیامی به کسی یا کسانی، اما در اصطلاح اداری حکمی است که از مقام بالا به مقام پایین تر، به منظور انتصاب، ماموریت و غیره نوشته می شود. در اصطلاح قضایی و حقوقی عبارت است از : "تسلیم رونوشت حکم غیابی به محکوم علیه غایب یا قائم مقام قانونی او". کلمه ابلاغ، گاهی به صورت "ابلاغیه" نیز به کار می رود که نادرست است. کلمه ابلاغ در نامه ها به معنای اعلام و رساندن است. مانند: "ابلاغ فرمایید" یا "امر به ابلاغ فرمایید"

ابتکار و خلاقیت

: مدیران موفق با کارکنان خود مشورت کرده و آنها را در اتخاذ تصمیمات مرتبط مشارکت می دهند.

اخطار

: اخطار یادآوری رسمی یک یا چند مطلب در حدود مقررات جاری است.

ارزشیابی

: واحد ارزشیابی، یک واحد اداری است که مسئولیت کنترل ، نظارت و رسیدگی به چگونگی کار و وضعیت کارکنان و شکایات رسیده به آن اداره را بر عهده دارد. گاه به جای ارزشیابی، ارزیابی به‌کار می‌رود که به ‌این معنا درست نیست. (تفاوت ارزشیابی و ارزیابی چیست؟ وقتی شخصی را ارزشیابی (assessment) می کنید، سطح عملکرد یا آن فرد را بررسی می کنید. اما وقتی شخصی را ارزیابی (evaluation) می کنید، بررسی می کنید که فرد به چه هدفی رسیده است. ارزشیابی می تواند به عنوان فرایند جمع آوری اطلاعات در مورد چیزی یا شخصی از منابع مختلف تعریف شود.)

اساسنامه

: اساس‌نامه قانونی است که برای اداره هر انجمن، مجلس یا سازمانی اجتماعی، سیاسی و فرهنگی تنظیم می‌شود، یا مجموعه مواد یا ویژگی‌هایی است که برای تشکیل شرکت، حزب یا انجمنی تنظیم می‌شود.

ارجاع

: ارجاع بمعنی سپردن نامه به یکی از مرتبطان با نامه است.

استناد

: استناد کلمه عربی است و در لغت به معنای پشت دادن، پشت نهادن به سوی چیزی، توجه و تکیه کردن به موضوعی یا مطلبی است و در اصطلاح اداری تکیه بر مدارک و نامه ها و مکاتبات قبلی است. همچنین برای توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به‌کار می‌رود.

اعلام

: اعلام به معنای "آگاهانیدن" ، "آگاه کردن" و "شناساندن" است و با افعال "می‌دارد" ، "می‌نماید" ، "می‌کند" ، "می‌شود" ، "می‌گردد" به‌کار می‌رود. کلمه اعلام، برای آگاهی مخاطب برای انجام کار یا موضوعی به کار می رود. عبارت "اعلام نظر" زمانی به‌کار می‌رود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌کند.

اقدام مقتضی و اقدام لازم

: مجموعه کارهایی که در مورد خاص لازم، قانونی، ضروری و در حیطه اختیارات است.

اندیکاتور

: اندیکاتور واژه فرانسوی است که فرهنگستان فارسی کلمه «نامه نما» را به جای آن تصویب و پیشنهاد کرده است و در اصطلاح اداری دفتر اندیکاتور، دفتری است که، تاریخ، شماره و خلاصه نامه های وارده و صادره را در آن ثبت نموده، و شماره ترتیب دفتر بر روی نامه‌ها درج می‌شود.

ایندکس

: ایندکس یک واژه انگلیسی است و معنای شاخص و فهرست می باشد. در تداول اداری "اندکس" تلفظ می‌شود. به واژه ایندکس در زبان فارسی "نمایه" هم گفته می شود. ایندکس دفتر راهنمایی است که نامه‌های ثبت شده در دفتر "اندیکاتور یا نامه‌نما" براساس شماره‌های خاص در آن شماره‌گذاری می‌شود و جست‌وجوی نامه از طریق آن به سهولت صورت می‌گیرد.

اختیار

: اختیار، قدرت تصمیم گیری و حق دستور دهی برای هدایت کارها و دیگران در سازمان می باشد.

اختیار و مسئولیت

: اختیارات و حق دستوردهی باید متناسب با مسئولیت ها به کارکنان داده شود.

انضباط

: کلیه کارکنان باید به مقررات احترام گذاشته و در برابر تخلفات اعمال مجازات شوند.

ایفاد

: ایفاد در لغت به معنی فرستادن و روانه کردن می باشد. ایفاد از باب افعال است و از "وفد" به معنای "به رسولی آمدن نزد کسی" گرفته شده است. کلمه "افاده" هم از این خانواده است. "وافد" اسم فاعل آن و به معنای "آینده" و "به رسولی رونده" است.

بازخورد

: بازخورد یا فیدبک (Feedback) یعنی بررسی نتایج حاصل از ارزشیابی یک سیستم در جهت اصلاح و ترمیم معایب.

بازرسی

: بازرسی، بمعنی رسیدگی به وضع سازمان‌هاست که یا از طرف بازرسی کل کشور انجام می‌پذیرد، یا از طرف خود سازمان، یک یا چند تن به‌صورتی از پیش تعیین شده یا سرزده و بی‌خبر، به امور مربوط به شکایات مطرح شده، درباره آن سازمان یا کارکنانش صورت می‌پذیرد.

بایگانی

: بایگانی (آرشیو) به معنای مکانی است که در آنجا نامه ها و اسناد دولتی یا خصوصی را نگهداری می‌کنند تا در موقع نیاز به آسانی بتوان به آنها دسترس پیدا کرد. البته امروزه کامپیوتر در بسیاری مواقع پاسخگوست و نیازی به مراجعه به بایگانی و ملاحظة اصل نامه احساس نمی‌شود.

بخش

: بخش مجموعه کوچکتری از یک اداره است که زیر نظر آن کار می کند و ممکن است خود شامل چند زیرمجموعه دیگر با عنوان دایره باشد.

بخشنامه

: بخشنامه حکم یا دستوری است که از سوی مقامات بالای مدیریتی برای آگهی همه یا قسمتی از کارکنان با تعیین نوع و چگونگی آنجام دستوراتی معین تهیه و ارسال می شود.

پاسخ

: پاسخ یا در پاسخ، اصطلاحی است نزدیک به "عطف" (عربی) یا "بازگشت" (فارسی)، که هنگام جواب دادن به نامه اداری یا شخصی به کار می‌رود. البته "عطف" ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه‌ای است و ممکن است معنای "بازگشت" یا "پاسخ" را دربر نداشته باشد. برخی اوقات به جای کلمه "پاسخ" (فارسی) ، "در جواب" هم نوشته می‌شود.

بروکراسی و دیوانسالاری

: بروکراسی یا دیوانسالاری اداری بمعنی مدون نمودن تمامی امور و انجام کارها با روال مکاتبات و بایگانی اسناد است.

پیرو

: این کلمه از دو جزء "پی" (اسم) و "رو" (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلی مرکب مرخم به معنای "به دنبال رونده" است. وقتی نامه یا نامه‌هایی به جایی فرستاده می‌شود و پاسخ دریافت می‌گردد، در نامه یا نامه‌های بعدی از لفظ "پیرو" استفاده می‌کنند. مثلا می‌نویسند : پیرو نامه شماره ۵۷۸۹ تاریخ ۱۲ بهمن ۸۰ به اطلاع یا به استحضار می‌رساند:.....

پی نوشت

: به معنای "پایین نوشته شده" ، یعنی مطلبی که در پایین نامه نوشته شده به کار می‌رود. پی نوشت دستوری است که رئیس یا مقام اداری در حاشیه نامه می نویسد.

پیوست

: پیوست کلمه ای فارسی و به مفهوم "پیوستن" و "الحاق نمودن" است و بهتر است آن را به جای "ضمیمه" به کار نبریم. مترادف پیوست، واژه "ضمیمه" ، "منظم" و "به انضمام" عربی است.

تشکیلات

: به مجموعه‌ای هماهنگ و موزون که سلسله مراتب، هدف، وظایف و ارتباطات معینی دارا باشد، تشکیلات گفته می‌شود.

تفویض اختیار

: تفویض اختیار به انتقال اختیار و مسئولیت رسمی از مافوق به زیردست را برای انجام دادن وظایف گویند. تفویض اختیار از مافوق سلب مسئولیت نمی نماید.

تقدم منافع

: تقدم منافع یعنی، منافع عمومی افراد بر منافع خصوصی تقدم دارد.

تصویب

: تصویب به معنای "صواب شمردن" ، "راست و درست دانستن" ، "به درستی خبری حکم کردن" است. این واژه نیز، هم خانواده با "مصوب" و "مصوبه" است که البته "مصوبه" نادرست است ولی به سبب کاربرد مکرر آن نمی‌توان آن را نادرست انگاشت و لاجرم باید آن را پذیرفت. این کلمه هنگامی‌ به کار می‌رود که می‌خواهند مطلبی را به ‌صورت قانونی و لازم الاجرا درآورند و می‌گویند : "به تصویب رسیده" یا "تصویب شده" است.

تلفنگرام

: واژه فرانسوی است و به معنی "مخابره" یا اعلام یک خبر است که به منظور تسریع در کار بوسیله تلفن بیان می شود تا گیرنده آن را بنویسد. در حال حاضر دستگاه دورنگار (فاکس) کاربرد تلفنگرام را کمتر کرده است.

تلکس

: واژه فرانسوی و نام دستگاهی است که بوسیله آن پیام نوشتاری به صورت مستقیم بین دو مشترک مبادله می شود یا به پیامی گفته می شود که از طریق دستگاه تلکس مخابره می کنند.

تلگراف

: واژه فرانسوی و نام دستگاهی است که بوسیله آن پیامی را از راه دور مخابره می کنند.

تلگرام

: واژه فرانسوی و به مفهوم مطلب و پیامی است که بوسیله دستگاه تلگراف مخابره می شود. اصطلاح تلگرافی، بیشتر وقتی به کار می‌رود که کوتاه کردن صحبت یا سرعت در عمل مورد نظر باشد.

تقسیم کار

: کارها باید براساس تخصص بین افراد تقسیم شود تا موجب افزایش کارایی شود.

ثبات شغلی

: سازمان های موفق، گروه ثابتی از مدیران و کارکنان دارند.

حسابداری

: دایره رسیدگی به دخل و خرج های هر سازمان را که زیر نظر حسابدار و به کمک یک یا چند تن دیگر، اداره می‌شود، حسابداری می‌گویند. مسئولیت رسیدگی به کلیه حسابهای مالی هر اداره بر عهده "ذی حساب کل" آن اداره است.

حکم

: حکم بمعنی دستور کتبی مقامات صلاحیت دار در حدود قوانین و مقررات مربوط است که به موجب آن اموری چون دستور انجام کاری یا فسخ آن ، امتیاز ، کیفیت ، انجام ماموریت و انتصاب و غیره به وی محول شود.

حکم کارگزینی

: حکم کارگزینی، حکمی است که از سوی کارگزینی هر اداره یا سازمان صادر شده، وضعیت اداری و استخدامی و رتبه و ترفیعات و میزان حقوق و مزایای فرد را در غالب فرمهایی به دارنده حکم اعلام کند.

دایره

: دایره جزیی از بخش یک اداره به شمار می‌رود که زیرنظر مستقیم مسئول بخش، وظایف تعیین شده را انجام می‌دهد.

دبیرخانه

: دبیرخانه، واحد اداری مشخصی است که اداره امور دفتری را براساس روشهای تدوین شده برعهده دارد. وظیفه مهم دبیرخانه، نظارت برنامه‌های رسیده و ثبت و توزیع نامه‌های وارد یا صادر شده است. دبیرخانه ممکن است به روش "متمرکز" ، "غیرمتمرکز" یا "نیمه متمرکز" اداره شود.

دستور

: دستور، جمله یا جملات کوتاهی است که معمولا مدیران در پایین نامه به شکل دستور اقدام، انجام و یا منع کاری می دهند.

دستورالعمل

: دستورالعمل، نوشته ای است که چگونگی اجرای کار و وظیفه رده های پایین تر را در ادای وظایف اداری و ماموریت ها بیان می‌کند. دستورالعمل، بررسی جزئیات و مسؤولیت ها و طریق اجرای آنهاست. دستورالعمل در حقیقت، دستور و شیوه چگونگی اجرا کردن آیین نامه‌ها و مقررات اداری است. (ترکیب "دستور" (فارسی) با "عمل" (عربی) درست نیست، لکن این ترکیب سال هاست به کار می‌رود و دیگر نمی‌توان آن را از زبان فارسی بیرون راند. فارسی این کلمه "دستور کار" است که به لحاظ معنا، جامع نیست.)

دورنگار یا فاکس

: دورنگار معادلی است که فرهنگستان فارسی برای واژه اروپایی فاکس تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر « نمابر» و « دورنویس» هم به جای آن بکار برده می شود. دستگاهی است که تصویر هر گونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می فرستد.

ذی حساب

: ارجح ترین فرد در رسیدگی به حساب و کتاب پولی و هزینه های هر موسسه را "ذی حساب" و حوزه مربوط به وی را "ذی حسابی" می‌گویند.

راهکار

: برنامه و ارائه طریقی را که به منظور حل و فصل کاری پیشنهاد می‌شود، راه‌کار می‌نامند.

رده

: رده، واژه‌ای فارسی و به معنای دسته و طبقه است و در اصطلاح اداری به سطحی از سطوح تشکیلاتی هر مجموعه می‌گویند که تحقق وظایف و ماموریتهای محول را بر عهده می‌گیرد.

رئیس

: فردی را که مسئولیت مستقیم هماهنگ سازی مسئولان و سیاست های هر سازمان و موسسه را با حکم مقام برتر بر عهده دارد، رئیس اداره یا سازمان می‌گویند. البته در برخی موارد وظایف رئیس فراتر از عرف است. مثلا رئیس سازمان صدا و سیما را که مقام رهبری تعیین می‌کند، نمی‌توان با رئیس فلان اداره قیاس کرد. در این قبیل موارد رئیس تا حد وزیر شناخته می‌شود. نوشتن کلمة "رییس" نادرست است، چراکه اولا "رئیس" عربی است و طبق قاعده چنانچه پیش از همزه­ حرف مفتوح و پس از آن "ای" کشیده باشد، همزه روی پایة خود ثابت می‌ماند. ثانیا همزه در کلمة "رئیس" در ریشة کلمه است و تبدیل به "یا" نمی‌شود.

سرپرست

: مسئول موقت هر سازمان را در زمانی که مسئول و رئیس آن موسسه انتخاب نشده است، سرپرست می‌گویند. البته به مسئولان ثابت برخی موسسات نیز سرپرست گفته می‌شود.

سلسله مراتب

: سلسله مراتب، به رده بندی قدرت و اختیار از بالاترین رده تا پایین ترین رده سازمان گفته می شود و نشان دهنده نحوه توزیع اختیارات در یک سازمان می باشد. سلسله مراتب با چارت سازمانی مشخص می شود. (زنجیر فرمان)

سند

: هر مطلب و نوشته و مدرکی که بتوان به آن اعتماد و استناد کرد، به‌ویژه نوشته‌ای که از پشتوانه قانونی و اجرایی برخوردار است، سند می‌گویند. سند را به سند عادی و رسمی می‌توان تقسیم کرد. نوشته‌ای که در مرجعی ذی صلاح تنظیم نشده باشد، ­"سند عادی" و نوشته‌ای را که در مرجعی صلاحیت دار تنظیم شده باشد، "سند رسمی" می‌گویند. در تعریفی دیگر : اسنادی را که درخور طبقه بندی و حفاظت باشد، اسناد رسمی‌می‌نامند. قانون مدنی کشور در ماده ۱۲۸۴ خود سند را این گونه تعریف کرده است : "سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. " که البته‌این ماده قانون در زمانی به تصویب رسید که نوار و فیلم و سایر موارد سند، تلقی نمی‌شده است. چه بسا امروزه مدارکی نظیر ارائة فیلم و نوار به دادگاه سند تلقی شود و درخور نفی یا اثبات باشد.

شرح وظایف

: تعیین و تبیین حدو وظایف، اختیارات و مسئولیت های هر جزو اداری را با توجه به اهداف هر مجموعه که در قالب ضوابط و مقررات و قوانین مربوط باشد، شرح وظایف می‌نامند.

طرح

: به هرگونه پیشنهاد برای اجرا شدن برنامه یا رفع مشکلی، طرح می‌گویند. در هر طرح باید به اجرایی بودن و مقرون به صرفه بودن آن التفات کرد.

ضابطه یا ضوابط اداری

: چارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور گوناگون هر سازمان و موسسه را که مراجع یا مقامات ذی صلاحی در نظر گرفته اند، ضابطه یا ضوابط اداری می‌نامند.

عدالت

: رفتار مدیر با زیردستان باید توام با عدالت و انصاف باشد تا زیردستان وظیفه شناس شوند.

عطف

: عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن "بازگشت" یا "در بازگشت" است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می‌نویسیم : "عطف به نامه شماره ......... تاریخ ......... که می‌توان به جای کلمة "عطف" (عربی) "بازگشت" (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.

قانون

: سلسله قواعدی که شکل حکومت و سازمان قوای سه گانه کشور و حقوق مردم و تکالیف آنان را در برابر دولت و مقررات اداری مشخص می‌کند، قانون می‌نامند. قانون چارچوبی کلی است که‌آیین نامه‌ها، مرام نامه‌ها، اساس نامه‌ها و دستورالعمل ها و دیگر مقررات اداری نباید با آن مغایر باشد و همه آنها باید در چارچوب قانون، تهیه و تدوین شود.

قائم مقام

: فردی را که در غیاب رئیس یا مسؤول هر سازمان و موسسه عهده دار تمام یا قسمتی از اختیارات وی می‌شود، قائم مقام می‌نامند.

کارگزینی

: بخش مهمی از هر سازمان که پرونده های کارکنان و امور مربوط به آنان از قبیل رسیدگی به حقوق، ترفیع پایه، تعیین و اعلام محل خدمت، مرخصی ها و کارهایی از این دست را در اختیار دارد و در چارچوب قانون و زیر نظر مقام بالاتر به این امور می‌پردازد، کارگزینی نامیده می‌شود.

کار گروهی

: ایجاد روحیه کار گروهی موجب وحدت و هماهنگی می شود.

کمیسیون

: کمیسیون، واژه‌ای فرانسوی است و به معنای مجموعه افراد منتخب هر سازمان یا تشکیلات است که برای بررسی و دنبال کردن موضوع یا مسئله‌ای خاص گردهم می‌آیند.

گردش کار

: شروع و بررسی و تجزیه و تحلیل کارهای انجام شده درباره برنامه‌ای ویژه را که همراه با پیشنهاد برای تصمیم مقتضی به رده بالاتر می‌فرستند، "گردش کار" می‌نامند.

مکاتبات اداری

: به مجموعه مبادلات اداری در شکلهای مختلف مکاتبات اداری گویند.

مدیریت متمرکز

: مدیریت مرکزی تمام تصمیمات را اتخاذ نموده و برای اجرا به واحدها یا افراد زیردست ابلاغ می نماید. (جلوگیری از هرج و مرج در بانک ها و ...)

مدیریت غیر متمرکز

: تقسیم و زیاد کردن اختیارات تصمیم گیری بین کارکنان یا رده های مختلف سازمان را گویند. (ایجاد ابتکار و نوآوری بین کارکنان و واحدها)

لایحه

: پیش نویس قوانین تسلیم شده از طرف هیئت دولت به مجلس را "لایحه" می‌نامند. تا زمانی که‌این لوایح به تصویب مجلس نرسیده است، "لایحه" نام دارد، اما پس از آن "تصویب نامه" است.

ماموریت

: تکلیف یا تکالیف کلی را که از طرف مراجع ذی صلاح به‌صورت شفاهی یا کتبی و به منظور بررسی و اجرای کاری به فرد یا تشکیلاتی معین داده می‌شود، ماموریت می‌گویند.

متبوع

: واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای "پیروی شده" یا "تبعیت شده و اطاعت شده" در برابر "تابع" است که همراه کلمه هایی چون: اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار می‌رود، نظیر: اداره متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره. بدیهی است املای این کلمه نباید با واژه "مطبوع" (دلپسند) اشتباه شود.

مدیریت

: سومین سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیتهای مطالعاتی، تحقیقاتی و اجرایی بر عهده دارد. در برخی سازمان‌ها و موسسات، واحدهای اداری گوناگونی مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسئول آن موسسه بر عهده دارند که این واحدها را مدیریت و مسئول آنها را مدیر می‌نامند. کلمات: "مدیریت" ، "معاونت" ، "ریاست" ، "فرماندهی" و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد.

مسئولیت مستقیم یا غیرمستقیم

: هرگاه مسئول و مقام بالاتر بدون واسطه، در کار و برنامه رده های پایین تر مداخله و نظارت کند و امر و نهی نماید، مسئولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیرمستقیم بر کار زیردست خود نظارت کند، مسئولیت غیرمستقیم دارد.

مصوب / مصوبه

: مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون یا مطلبی را که در مجلس یا شورایی لازم الاجرا تشخیص می‌دهند و ابلاغ می‌کنند، مصوبه می‌نامند. برای این اصطلاح، صورت جمع، یعنی "مصوبات" هم می‌گویند. اشاره کردیم که در فارسی تک واژه مونث نداریم لکن این کلمه در فارسی جا افتاده و چاره‌ای جز پذیرفتن آن نیست.

وحدت فرمان

: وحدت فرمان یعنی هر زیردست برای انجام وظایف خود باید فقط از یک سرپرست مافوق دستور بگیرد و به او گزارش دهد.

نظم

: استفاده از منابع مادی و انجام امور باید تابع نظم و ترتیب باشد.

هامش

: هامش واژه ای است عربی و در لغت به معنای حاشیه و مرز، در مقابل انضباط متن نامه و کتاب و در اصطلاح اداری مترادف با "پی نوشت" و "حاشیه" می باشد.

دستورالعمل

: دستورالعمل در اصطلاح عبارت است از ترتیب انجام کار به ترتیب و توالی اجزای آن است که به صورت مکتوب تدوین و بر اساس موازین خاصی برای اجرا به وسیله مقامات صالحه و در حدود وظایف و مسئولیت ها و ماموریت به متصدیان ذیربط ابلاغ می گردد. دستورالعمل مترادف واژه های شیوه و روش بوده و در برخی از موارد به معنی و مفهوم آیین نامه نزدیک می شود تا آنجا که واژه مزبور به جای آن قرار می گیرد.

کاربرد و فایده دستورالعمل : تنظیم و تدوین روشهای انجام کار و ابلاغ آن به صورت دستورالعمل برای اجرای هریک از وظایف سازمانی در زمان حال و آینده امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. روشهای انجام کار در واقع اجزای تشکیل دهنده یک سیستم می باشند که شامل گروهی از عملیات و وظایف و ماموریت ها می باشندکه یک یا چند نفر از کارکنان در اجرای آن مشارکت دارند. برای مثال می توان از روش های مربوط به صدور احکام مرخصی ها، احکام استخدامی و بازنشستگی و ... نام برد که در مجموع سیستم کارگزینی را تشکیل می دهند. به همین ترتیب سایر سیستم های تدارکاتی مانند سیستم های مالی-محاسباتی، بازرگانی، فنی و اختصاصی، سازمان ها و ... که هریک شامل تعدادی از روش های انجام کار است، درمجموع سیستم های یک سازمان را بوجود می آورد.

کاربرد و فایده دستورالعمل : دستورالعمل های رایج در نظام اداری عبارتند از دستورالعمل های قانونی، اداری و فنی

• - دستورالعمل های قانونی: برای اجرای مفاد و موادی قانونی بطور اخص و یا اعم ابلاغ می شود
• - دستورالعمل های اداری: روش های انجام کار که در اختیار کارکنان سازمان قرار می گیرد
• - دستورالعمل های فنی: برای آموزش راه اندازی و بهره برداری لازم ماشین های فنی

از یک منظر دیگر دستورالعمل های اداری به دو شیوه عادی و ویژه تهیه می شود که دسته اول بدون نیاز به فرم و مقررات خاصی ایجاد می شود و دستورالعمل های ویژه در فرم های ویژه و خاص تشکیل می شود.

ارکان دستورالعمل : برای دستورالعمل نیزهمانند انواع نامه های دیگر اداری ارکانی متصور شده اند که عبارتند از: اهداف، مستندات قانونی، دستوردهنده، دستورگیرنده، استفاده کنندگان، شیوه اجرا، مقررات مورد عمل و فرم های مورد عمل، تنظیم دستورالعمل نیز با طی مراحل زیر صورت می پذیرد:

• - تعیین هدف ویا اهداف تدوین دستورالعمل
• - تعیین مستندات قانونی، یا مصوبه هیئت وزیران و یا وظایف و ماموریت های سازمانی
• - تعیین دامنه شمول تاثیر و محدوده عمل و استفاده کنندگان دستورالعمل
• - تعیین اولویت در تنظیم مراحل کار و بیان مطالب بر اساس اهمیت اجرایی
• - تعیین سرفصل های اصلی، فرعی و جزئی از ابتدا و لحاظ نمودن آن در کار
• - گردآوری اطلاعات لازم و جامع در خصوص مراحل کار بصورت دقیق و کامل
• - تدوین دستورالعمل با استفاده از فرم های استاندارد روش انجام کار سازمان امور استخدامی سابق

احكام اداری

: در اصطلاح اداری حکم نوشته ای است که به موجب آن فردی از مقامات صلاحیت دار سازمان و دستگاه اداری به سمتی منصوب و یا انجام کاری به وی محول می شود که به دو صورت احکام استخدامی و یا احکام ماموریت کارکنان دستگاه اجرایی تهیه و تنظیم می شود. ارکان احکام اداری نیز به قرار زیر است:

• - نام و مشخصات گیرنده و یا اجرا کننده حکم
• - موضوع و هدف از تدوین حکم
• - تاریخ شروع و پایان دستورات داده شده و یا مدت اعتبار حکم
• - نام، مشخصات سازمانی و امضای مقام صلاحیت دار دستور دهنده
• - شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور سازمان ذیربط

فرم های اداری

: فرم اداری کاغذی با عنوان مخصوص است که بعضی قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی از قبیل نام،مشخصات، تاریخ و سایر جزئیات توصیفی خالی گذاشته می شود. فرم های اداری دارای مزایای بسیار زیادی هستند که بطور خلاصه می توان به این مزایا اشاره نمود:

• - کمک به مدیریت و کارکنان سازمان در اتخاذ تدابیر صحیح اداری
• - جلوگیری از سرگردانی ارباب رجوع درباره تشریف کار
• - تسریع در جریان امور و فرآیندهای اداری
• - ایجاد هماهنگی در روش های انجام کار
• - سهولت در ضبط کتبی اطلاعات به هنگام جمع آوری و سهولت در استخراج اطلاعات گردآوری شده
• - صرفه جویی در وقت و هزینه های اداری

انواع فرم های اداری که در نظام اداری مورد استفاده و بهره برداری قرار می گیرد به قرار زیر است:

• - فرم های عمومی: فرم هایی که در تمامی دستگاه های اداری و با منظور خاص تهیه و توزیع شده است، مانند فرم حکم استخدامی و فرم تقاضای مرخصی
• - فرم های اختصاصی: فرم هایی خاص سازمان مشخص که بمنظور اهداف ویژه تدوین می شود مانند فرم پیگیری نامه و یا درخواست وام که به دو شکل دائم و موقت تهیه می شوند.
• - فرم نامه: فرم های یکنواختی که بخش های مختلف آن مشخص شده و چاپ شده و فرد سایر بخش ها را تکمیل می کند، مانندفرم های درخواست کالا و یا خدمات در ادارات.
• - فرم های ویژه: فرم های نامتعارفی که توسط واحدهای اداری و یا ادارات مشخصی تهیه و استفاده می شود و عمومیت مکانی و زمانی ندارند، مانند فرم اطلاعات تماس گیرندگان دفتر مدیرکل اداری و مالی.

دفاتر اداری

: دفاتر اداری به دفاتری گفته می شود که در ادارات و سازمان ها استفاده می شود و عموما دفاتر اندیکاتور، ارسال مراسلات، دفاتر مالی و ... را شامل می شود. بهتر آن است که در نوشتن دفاتر اداری از خط خوش و دقت کافی استفاده گردد تا برای یافتن اطلاعات لازم، مشکلات کمتری برای مراجعین پیش آید. با پدید آمدن رایانه و نرم افزارهای رایانه ای، استفاده از دفاتر جای خود را به اتوماسیون اداری داده است.