آموزش مدیریت زمان

توانایی نه گفتن:

به‌خاطر داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام دادن کاری داشتید آن را قبول کنید، زیرا ممکن است نتوانید در زمان مقرر آن را به انجام برسانید. متاسفانه بسیاری از ما توانایی گفتن نه به دیگران را نداریم و با پذیرش کارهایی که زمانی برای انجام آن نداریم دچار استرس و سردرگمی شده و از انجام سایر امور خود نیز باز میمانیم.

پیش از پذیرفتن هر درخواستی زمانی را به بررسی پیشنهادی که به شما شده است اختصاص دهید و ببینید آیا از نظر زمانی و توانایی انجام آن آمادگی دارید یا نه. همچنین بررسی نمایید که آیا می‌توانید در قبال انجام کاری برای دیگری شما نیز از او بخواهید برای شما کاری انجام دهد که زمان انجام سایر وظایف و کارهای شما را کوتاه‌تر و یا بار کار شما را سبک‌تر کند؟

به این نکته توجه کنید که در هر صورت شما همیشه نمی‌توانید همه را از خود راضی نگه دارید و همه درخواست‌ها را بپذیرید.

اگر پس از بررسی پیشنهاد و برنامه کاری خودتان امکان انجام آن درخواست را نداشتید با ایجاد یک حس مثبت در طرف مقابل به او نه بگویید، و چنانچه واقعا قصد کمک به وی را دارید می‌توانید پیشنهادهای جایگزین به او بدهید به طور مثال چنانچه از شما خواسته شد نامه‌ای را برای همکارتان تایپ نمایید و شما زمان انجام آن را نداشتید میتوانید به او پیشنهاد بدهید که این کار را در زمان دیگری برایش انجام می‌دهید و یا در زمانی دیگر کمک دیگری به وی خواهید نمود.

نوشتن و تفکیک کارها:

نوشتن و تفکیک کارها را به یکی از عادات خوب خود تبدیل نمایید. با نوشتن کارها و وظایف، درگیری ذهنی خود را کاهش داده و به ذهن خود این فرصت را می دهید که برای انجام کارها ایده پردازی نماید و روش های گوناگونی برای انجام امور بیابید، همچنین نوشتن باعث ماندگاری بیشتر موارد در ذهن می گردد و احتمال فراموشی کارها کاهش می یابد.

به این نکته توجه نمایید که نوشتن نباید به صورت انشا و یا متن های طولانی باشد در واقع شما باید بیاموزید که با نوشتن متون کوتاه در حد چند واژه و یا استفاده از کلید واژه هایی که به هر کار اختصاص می دهید آن فعالیت یا وظیفه را از ذهن خود به طور کامل فراخوانی نمایید، همچنین مختصر نویسی بیش از اندازه نیز باعث سردرگمی و گاهی خطر عدم بخاطر آوردن کل آن موضوع می گردد پس تمرین کنید تا بهترین شیوه نوشتن منحصر به خود را کشف نمایید.

از تهیه لیست های طولانی و پر از جزییات اجتناب نموده و فقط امور ضروری و مهم را یادداشت نمایید، لیست های طولانی معمولا اثر روانی منفی در ذهن ایجاد کرده و حس کمبود زمان برای انجام امور را در ما بوجود می آورد.