آموزش نامه نگاری و مکاتبات اداری

نامه نگاری و مکاتبات اداری چیست؟

مکاتبات اداری زبان رسمی سازمان محسوب شده و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد. نوشتار اداری بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان است. یکی از مهمترین ابزارهای رسیدن به هدف های سازمان، ‌ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته های اداری است.

مکاتبات اداری زبان رسمی سازمان محسوب شده و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد. لذا یکی از ارکان ساختار ادارات،‌ نوشتار اداری است که از سویی دیگر بیانگر میزان دانش، ‌تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان است. این آموزش به منظور ارتقای سطح مکاتبات اداری و شیوه نامه استاندارد تنظیم مکاتبات اداری تدوین گردیده است و امید است به کارگیری این شیوه نامه بتواند در نیل به استاندارد سازی مکاتبات اداری و نوشتار رسمی سازمان های دولتی و خصوصی گامی مهم بردارد.

نکات مهمی که باید در نامه نگاری اداری و رسمی رعایت شود

• - ابتدا در مورد موضوع نامه خوب فکر کنید.
• - مستندات لازم،‌ مرتبط با موضوع نامه را جمع آوری کنید.
• - حتما یک پیش نویس از نامه مورد نظر آماده کنید و قبل از تایپ یا پاکنویس آنرا بررسی نموده و اشکالات احتمالی را رفع نمایید.
• - دقت کنید آنچه را که می خواهید بنویسید معنی و مفهومش را می دانید.
• - از کلمات درست، در جای مناسب استفاده نمایید.
• - از عبارات و جملات مختصر،‌ تلگرافی یا عامیانه استفاده نکنید.
• - به هیچ وجه غلط املایی نداشته باشید. درصورت لزوم از فرهنگ لغت استفاده نمایید.
• - از واژه ها و اصطلاحات معمول و متداول مکاتبات اداری استفاده کنید.
• - از سبک و شیوه سازمان خود تبعیت کنید.
• - از بکار بردن القاب و عناوین غیرواقعی خودداری کنید.
• - شرح نامه را به شرطی که به جزئیات مهم لطمه ای وارد نکند مختصر نمایید.
• - جملات ساده و صریح بنویسید.
• - از بکارگیری عبارات سخت و یا جملات دوپهلو و نامفهوم که امکان برداشت اشتباه نماید پرهیز کنید.
• - در هر جمله بیش از 8 تا 10 کلمه بکار نبرید. چون 95٪ افراد جملات طولانی را به خوبی درک نمی کنند.
• - در هر پاراگراف موضوع مشخصی را نوشته و آنرا به پایان برسانید.
• - از کلمات بی مورد یا زاید استفاده نکنید.
• - اعداد و ارقام نوشته شده در نامه را به دقت کنترل نمایید.
• - اطلاعات کافی به خواننده نامه بدهید ولی حاشیه روی نکنید.
• - به نامه خود لحن و آهنگ مشخص بدهید.
• - از واژه های عربی و تنوین دار استفاده نکنید.
• - متن نامه نباید تهدید آمیز،‌ توهین آمیز،‌ دردسرساز و شدیداللحن باشد و یا زیادی دوستانه نباشد.
• - از علائم استفهامی به صورت صحیح استفاده کنید تا خواننده براحتی نامه را خوانده و درک درستی از مفهوم آن بدست آورد.
• - تاریخ،‌ شماره،‌ پیوست، رونوشت، مهر و امضا را بدقت کنترل نمایید.
• - در صورت لزوم نامه نهایی را به دقت کنترل کرده و با شیوه صحیح نامه را ارسال نمایید.
• - آدرس فرستنده و گیرنده و کدپستی را بدقت کنترل کرده و با شیوه صحیح نامه را ارسال نمایید.
• - نوشتن و ارسال نامه های ضروری را هیچگاه به تاخیر نیندازید.
• - با خواندن نامه های دیگران و استفاده از کتاب شیوه های نگارش نامه تبحر خود را در نامه نگاری بالا ببرید.

تفاوت عطف، پیرو، بازگشت در نامه اداری چیست؟

- عبارت "عطف" در نامه اداری اشاره به یک مصوبه است که میخواهید توضیح بدهید به استناد آن عطف، این عمل را انجام داده اید.

- عبارت "پیرو" در نامه اداری زمانی بکار می رود که ما یک نامه ارسال کرده ایم اما مخاطب جواب نداده و دوباره پیرو میزنیم تا مخاطب مطلع شود که قبلا نیز در این زمینه پیگیری داشته ایم.

- عبارت "بازگشت" در نامه اداری مربوط به جواب نامه است، برای پیدا کردن سریع موضوع به نامه واصله اشاره میکنید که مخاطب بداند راجع به چه موضوعی، نامه را جواب داده اید.

نکته: فقط در مکاتبات دوم به بعد از عبارات بازگشت به ... پیرو ... عطف به ... استفاده کنید.