ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.

• - ERP یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
• - ERP یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
• - ERP یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

تفاوت بین MIS و ERP چیست؟

برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) را باید جدید‌ترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم‌های مدیریت اطلاعات (MIS) دانست. مبنای کارکرد ERP تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است. برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط نماید.

علاوه بر یکپارچگی، ERP گزینه‌های بر‌تر را نیز نشان می‌دهد، به همین دلیل شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه ‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم افزاری وارد سازمان می‌شود.

در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های مدیریت اطلاعات و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.

• ۱- سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MISها ممکن است چنین نباشند.
• ۲- بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
• ۳- بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.
• ۴- ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MISها ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوما با هم مرتبط نباشند.
• ۵- تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

معرفی ماژول های ERP

به‌طور ایده‌آل یک ERP، یک پایگاه داده خاص را در بر دارد که شامل همه داده‌های لازم برای واحدهای نرم‌افزاری است:

• - ساخت و تولید : مهندسی، هزینه مواد، برنامه و جدول زمانی، ظرفیت، مدیریت کارکنان، کنترل کیفیت، مدیریت هزینه‌ها، فرایندهای ساخت و تولید، پروژه‌های ساخت، جریان تولید.
• - مدیریت زنجیره‌ای ملزومات : صورت موجودی، خرید، ترکیب محصولات، برنامه‌ریزی ملزومات.
• - مالی : جدول زمانی تقاضاها، تفتیش یا بازرسی کالا، مطالبات، حق کمیسیون، مدیریت نقدینگی، پرداخت صورتحساب‌ها، دریافت صورت حساب‌ها، دارایی‌های ثابت.
• - پروژه : هزینه، ساخت، زمان و هزینه، مدیریت فعالیت‌ها.
• - منابع انسانی : پرداخت، آموزش، زمان و رسیدگی، سود و مزایا.

مزایای ERP چیست؟

در غیاب یک سیستم ERP، یک تولیدکننده بزرگ خود را درمیان سیلی از تقاضاهای نرم‌افزار می‌بیند که هیچ‌یک با یکدیگر صحبت نکرده و به‌طور موثر با یکدیگر روبه رو نشده‌اند. امور مهمی که نیاز به رودررویی با یکدیگر دارند احتمالا شامل این‌ها هستند:

• * مهندسی طراحی (چگونگی ساخت محصول به بهترین نحوه)
• * دنباله‌گیری سفارش از طرف پذیرش در اجرای پروژه
• * چرخه درآمد (از صورت حساب تا دریافت صندوق)
• * مدیریت وابستگی‌های متقابل و پیچیده صورت حساب‌های مواد.
• * پی‌گیری مسابقه‌ای ۳جانبه میان خریداری سفارش‌ها (چیزی که داده شده) رسید فهرست اموال (چیزی که رسیده‌است) و قیمت‌گذاری (چیزی که فروشنده فاکتور می‌کند) حسابداری برای همه این امور مهم، پیگیری درآمد، قیمت و سود درسطحی زیر، تغییر چگونگی ساخت یک محصول، در جزئیات مهندسی، و این چگونگی ساخت آن در حال حاضراست. زمان‌های تاثیرگذار می‌توانند درکنترل کردن زمانی که نقل و انتقال اطلاعات از نسخه قدیمی به نسخه بعدی رخ خواهد داد، استفاده شوند. زمانی که برخی از ترکیبات اثر می‌کنند، و زمانی که بعضی ادامه می‌یابند، درهردو، قسمتی از تغییر می‌تواند شامل طبقه‌بندی کردن جهت شناسایی شماره‌های نسخه باشد.
• * امنیت کامپیوتر شامل یک ERP برای محافظت در برابر جرائم خارجی، مانند جاسوسی صنعتی و جرائم داخلی مانند اختلاس هردو برنامه‌ریزی شده‌است. یک سناریوی مخلوط داده‌ها شاید با یک تروریست درگیر شود که یک صورت حساب مواد را تغییر می‌دهد؛ بنابراین برای قراردادن سم در محصولات غذایی، یا دیگر خرابکاری‌های عمومی. امنیت ERP، به خوبی به جلوگیری کردن از سوءاستفاده کمک می‌کنند.

• بطور کلی موارد زیر از مزایای ERP هستند:
• - تسریع زمان پاسخ دهی اطلاعاتی
• - افزایش تعامل در سراسر سازمان
• - بهبود مدیریت چرخ سفارش
• - کاهش سیکل بستن حساب‌های مالی
• - بهبود تعامل با مشتریان
• - بهبود ارسال به موقع
• - بهبود تعامل با تأمین کنندگان
• - کاهش هزینه‌های مستقیم عملیات
• - کاهش سطح موجودی
• - بهبود سیکل تولید

• بطور خلاصه:
• نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
• پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.
• مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.
• بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.

SAP ERP چیست؟

• SAP ERP نرم‌افزاری برای برنامه‌ریزی منابع سازمانی است که توسط شرکت آلمانی SAP SE توسعه یافته‌است.
• SAP ERP شامل توابع کلیدی در یک کسب و کار سازمانی است.
• آخرین نسخه (SAP ERP 6.0) ساخته شده در سال 2006 است و در دسترس می‌باشد. اخیرا افزایش بسته (EHP8) برای SAP ERP 6.0 انجام شده و در سال 2016 منتشر شده‌است.

تاریخچه پیدایش ERP

جرقه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی به جنگ جهانی دوم برمیگردد و به تدریج استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها عمومیت پیدا کرد. در دهه ۶۰ میلادی شرکت IBM سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد MRPI پیاده‌سازی کرد و تا دهه ۷۰ میلادی که شرکت SAP ERP مفهوم دقیق تری از MRP I و سپس MRP II را در سیستم‌های خود طراحی و پیاده‌سازی کردند.

رفته رفته در کنار این سیستم‌ها سیستم‌های دیگری چون سیستم‌های مالی، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی و … طراحی و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفتند و جزیره‌ای بودن آن‌ها باعث بروز مشکلات متعددی شد. از طرف دیگر طراحی این سیستم‌ها به صورت وظیفه گرا Function Oriented بود عدم نگاه فرایندی مشکلات دیگری در سازمان‌ها به وجود آورده بود.

شرکت آلمانی اس آ پ اولین شرکتی بود که مفهوم دقیق ERP را با نگاه یکپارچه و فرایند محور در تمام حوزه‌های عملیاتی و برای صنایع مختلف طراحی و در هزاران شرکت تراز اول دنیا پیاده‌سازی کرد از سال ۱۳۸۰ تاکنون به عنوان کامل‌ترین ارائه دهنده ERP در دنیا معروف است.[SAP ERP] سامانه‌های ERP اصولا باید شامل حداقل ویژگی‌های زیر باشند:

* Enterprise باشد یعنی بتواند به صورت یکپارچه کلیه فرایندها و داده‌های چند شرکت را در قالب یک هولدینگ (ممکن است برخی از شرکت‌ها در کشورهای دیگر باشند) پشتیبانی نماید لذا باید بتواند زبان‌ها، ارزها، تقویم و… بدون محدودیت پوشش دهد

* Resource فرایندهای مربوط به کلیه منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.

* Planning قابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد. برنامه‌ریزی به معنی:

• 1- برنامه‌ریزی احتیاجات مواد MRP I
• 2- برنامه‌ریزی تولید MRP II
• 3- برنامه‌ریزی تأمین منابع مالی FSCM
• 4- برنامه‌ریزی منابع انسانی شامل برنامه جذب، و حفظ نیروی انسانی و Carrier Plan
• 5- برنامه‌ریزی فروش SOP
• 6- برنامه‌ریزی تقاضا DP
• 7- برنامه‌ریزی پروژه MPS
• 8- برنامه‌ریزی حمل و نقل TM

* سامانه یکپارچه‌ای که حداقل دو بخش مختلف یک شرکت یا سازمان را به صورت یکنواخت و بدون نیاز به ارتباط چند نرم‌افزار پاسخ دهد.

* سامانه یکپارچه‌ای که به صورت برخط، بدون تکیه بر به روزرسانی دوره‌ای و همانندسازی، اطلاعات را نگهداری می‌کند.

* سامانه‌ای با یک پایگاه داده مشترک، که تمام اطلاعات برنامه‌ها و پیمانه‌های کاربردی در آن ذخیره شده و قابل استفاده در تمامی بخش‌های سامانه می‌باشند.

* سامانه‌ای با نگاه مداوم و احساس یکنواخت در طول تمامی ماژولها

واژه ERP اصولا بر سامانه‌هایی که به منظور برنامه‌ریزی استفاده از منابع فروش طراحی شده‌اند دلالت می‌کند. اگر چه واژه مشتق ERP ریشه در محیط مصنوعی دارد، استفاده امروزی از ERP حوزه‌های وسیع‌تری را شامل می‌شود. سامانه‌های ERP بر حسب نوع، تلاش می‌کنند که همه فعالیت‌های یک پایگاه یا سازمان را تحت پوشش قرار دهند (صرف نظر از ساختار سازمانی). به علاوه ممکن است این نکته مورد توجه قرار گیرد که یک بسته نرم‌افزاری عموما به منظور فراهم نمودن کارایی در بسته‌ای خاص است، بسته‌ای که تحت پوشش دو سیستم یا بیشتر است. از نظر فنی، یک بسته نرم‌افزاری که فعالیت‌های حسابداری و صورت حساب (لیست پرداخت) را تدارک می‌بیند، یک بسته نرم‌افزاری ERP نامیده می‌شود. با این وجود، واژه (ERP) نوعا برای کاربردهای بیشتر نیز به کار می‌رود. معرفی یک سیستم ERP به منظور جایگزین کردن دو یا چند کارکرد مستقل است، که این امر نیاز به ارتباط خارجی که قبلا بین سیستم‌ها لازم بود را برطرف می‌سازد. همچنین مزایای دیگری را فراهم می‌کنند که ناشی از استانداردسازی و نگهداشت پایین‌تر (یک سامانه به جای دو یا بیشتر) برای قابلیت گزارش‌دهی آسان‌تر (مانند این همه داده‌ها که نوعا در یک پایگاه داده نگهداری شود) نمونه‌هایی برای سیستم ERP شامل می‌شود: تولید، ملزومات، واحد مالی، مدیریت روابط مشتری(CRM)، منابع انسانی و مدیریت انبارداری.

با توجه عمیق‌تری به سامانه‌های ERP، یک عامل کلیدی جمع‌آوری داده از همه بخش‌های یک سازمان است. برای عملی شدن آن، یک سیستم ERP بر پایه یک پایگاه داده خاص همراه با چندین واحد نرم‌افزاری است که عملکردهای مختلف یک سازمان را پوشش می‌دهد. برخی سازمان‌ها «آنهایی که دارای مهارت‌های کافی IT برای ساخت محصولات نرم‌افزاری متعددی هستند» اجزای اجرایی یک سیستم ERP را انتخاب و ارتباط خارجی با دیگر سامانه‌ها را توسعه می‌دهند.

برای مثال HRM و سامانه‌های مالی ممکن است بهتر از SAP, HRMS به نظر آیند و همچنین ممکن است سامانه‌های SAP, CRM بهتر از معادل‌های PEOPLE SOFT به نظر آیند. در این مورد، سازمان‌ها ممکن است خرید یک سیستم ERP را صحیح بدانند، اما ترجیح می‌دهند سیستم HRM و واحدهای مالی را بخرند و دیگر تقاضاهایشان را نیز از SAP تامین کنند.

این مسئله در بخش‌های تجاری خیلی رایج است، جایی که حتی یک کارخانه متوسط، یک محصول فروش مجزا دارد، در نتیجه یک سری کارکردهای تخصصی لازم است برای کار کردن با تجهیزات تجارت مانند مدیریت انبارداری، فهرست کارکنان، تبلیغات و محاسبات.