آموزش منشیگری و مسئول دفتری حرفه ای

با اختراع ماشین تحریر در سال ۱۸۸۰ میلادی، زنان سریعا در کار با آن تسلط پیدا کردند. و در خلال جنگ جهانی اول خانم ها رسما در نقش منشی و کار منشیگری شروع بکار نمودند.

در تلاش برای ترویج منشیگری حرفه ای توسط انجمن دبیران ملی ایالات متحده در سال ۱۹۴۲ میلادی، منشیگری نوین و امروزی ایجاد شد. این سازمان به عنوان انجمن بین المللی مشاغل اداری و توسعه سازمانی (IAAP) شناخته شد. و در سال ۱۹۵۱ برای اولین بار آزمون استاندارد (CPS) یا گواهینامه منشیگری حرفه ای ، برای کارمندان امور اداری و دفتری اجرا شد.

در اواسط قرن بیستم که شروع دوران پیشرفت و توسعه بود. نیاز به منشی و منشیگری تخصصی برای ادارات و سازمانها بسیار برجسته بود. و در برخی از موارد تقاضا برای منشیگری به اندازه ای بود که منشی ها را از خارج از کشور استخدام می کردند. و تقاضای مداوم برای استخدام منشی موجب گردید که ایالات متحده زنان جوان انگلستان را برای کار منشیگری بصورت پاره وقت یا دائم استخدام نمایند.

در پی این تحولات چندین سازمان و انجمن برای حمایت وکمک به منشی های بریتانیایی در امریکا تشکیل شد. بعدها در حمایت و تقدیر از منشی ها و شغل منشیگری یک روز را بعنوان روز منشی تعطیلی رسمی اعلام نمودند. و کار منشیگری بعنوان کار سخت در میان کارمندان دفتری به رسمیت شناخته شد.

امروزه در طول هفته چهارم آوریل در دفاتر سراسر جهان روز منشی و منشیگری و کارمندان اداری جشن گرفته می شود. در ایران نیز روز چهارم شهریور هر سال بعنوان روز کارمند و منشی جشن گرفته می شود.

---

آموزش منشیگری حرفه ای و اخذ مدرک مهارت منشیگری :

حرفه منشی گری با توجه به میزان تسلط و مهارت منشی ها در امور منشیگری و اداری به سه دسته: منشی درجه ۱ ، منشی درجه ۲ و منشی درجه ۳ تقسیم می شود.

در ایالات متحده، کسب انواع مهارت ها و سازگاری با شرایط جدید برای تمام مشاغل از جمله شغل منشیگری امری ضروری است. خوشبختانه مدتی است که در ایران نیز مدیران سازمان ها و صاحبان مشاغل گوناگون به آن توجه ویژه ای پیدا کرده اند.

طبق استاندارد ایالات متحده امریکا و همچنین بریتانیا :

آموزش مهارت منشیگری و اخذ مدرک منشیگری درجه یک ۴سال طول می کشد. و انتظار می رود فرد مورد نظر دارای تیزهوشی ، توانمندی در مدیریت پروژه ها و توانایی نفوذ در دیگران و.. را کسب نماید. حداقل تحصیلات منشی درجه یک باید لیسانس یا فوق لیسانس و داری مدرک ICDL پیشرفته باشد.

آموزش مهارت منشیگری و اخذ مدرک منشیگری درجه دو ۲سال طول می کشد. حداقل تحصیلات منشی درجه دو باید فوق دیپلم یا لیسانس و دارای مدرک ICDL فنی و حرفه ای باشد.

آموزش مهارت منشیگری و دریافت گواهینامه حرفه ای منشیگری درجه سه ۶ماه طول می کشد. حداقل تحصیلات منشی درجه دو باید دیپلم یا فوق دیپلم و مسلط به مهارت های کامپیوتری ویژه کارمندان اداری و دفتری باشد.

دستیار شخصی یا Personal Assistant کیست؟

دستیار شخصی یا Personal Assistant ، شخصی است که با عنوان دستیار شخصی Personal Aide یا PA و یا منشی شخصی یا Personal Secretary یا PS ، هم شناخته می شود.

آسیستان یا دستیار شخصی یک عنوان شغلی است و توصیف کسی است که به یک فرد خاص مانند یک مدیر در جهت کسب و کار و یا انجام وظایف شخصی روزانه کمک می کند.

یک دستیار شخصی حرفه ای می تواند تاثیر بسیار زیادی بر پیشرفت مدیران و سازمان ها داشته باشد. یک دستیار شخصی Personal Assistant می تواند نسبت به بودجه و نیاز مدیران بصورت موردی ، پاره وقت یا تمام وقت استخدام شود.

در سال های اخیر بسیاری از اشخاص مشهور ، مدیران عالی و بروز اقدام به استخدام دستیار شخصی حرفه ای Personal Assistant نموده اند.

وظایف دستیار شخصی یا Personal Assistant چیست؟

دستیاران شخصی یا آسیستان ها اغلب به عنوان اولین نقطه تماس با افراد هم از داخل و خارج از سازمان عمل می کنند. وظایف و مهارت های یک دستیار شخصی اغلب به دو بخش مهارت های فنی و مهارت های شخصی تقسیم می شود.

وظایف دستیار شخصی Personal Assistant عبارتند از :

• - ابداع و نگهداری سیستم های اداری ، از جمله وارد کردن و مدیریت داده ها.
• - ترتیب دادن سفر ، ویزا ، اقامت ، یادداشت برداری در جلسات و ارائه کمک های عمومی در طول سخنرانی ها.
• - غربالگری تماس های تلفنی ، سوالات و درخواستها و انجام آنها را در زمان مناسب.
• - برنامه ریزی و ترتیب دادن ملاقات و بازدید ها در تمام سطوح.
• - سازماندهی ، حفظ و یادآوری قرار ملاقات ها.
• - بررسی و پاسخ به ایمیل های دریافتی ، فکس و پست.
• - یادداشت برداری امور محوله.
• - انجام پژوهش پس زمینه و ارائه یافته ها.
• - تولید اسناد ، اوراق جلسه و ارائه گزارشات.
• - سازماندهی حضور در جلسات و اطمینان از آمادگی های لازم برای جلسات.
• - ارتباط با مشتریان ، تامین کنندگان و سایر کارکنان.
• - انواع حمایت و پشتیبانی از مدیران ، تیم و گروه.
• - انجام پروژه ها و تحقیقات خاص.
• - مسئولیت حساب و بودجه.
• - تصمیم گیری و واگذاری کار به دیگران در غیاب مدیر.
• - نقش موثر در فرایندهای تصمیم گیری.

بانوی دفتر یا Office Lady کیست؟

بانوی دفتر Office Lady که به اختصار OL نامیده می شود، یک کارمند خانم است. که در ژاپن به او یقه صورتی می گویند. که به طور کلی کارهای دفتر را انجام می دهد. وظایف یک بانوی دفتر یا آفیس لیدی شامل منشیگری عمومی دفتر کار و خدمات چای میباشد.

بانوی دفتر یا آفیس لیدی ها اغلب دختران جوان مجرد هستند و با پدر و مادر خود زندگی می کنند. خانمهای دفتر معمولا کارکنان دائم و تمام وقت میباشند. شغل بانوی دفتری پس از جنگ جهانی دوم در جهان گسترش یافت.

دختران شاغل در سمت بانوی دفتری یا Office Lady معمولا کمتر بفکر ارتقای شغلی هستند. این دسته از خانمها معمولا دارای تحصیلات دیپلم ، دانشجویان و فارغ التحصیلان دانشگاهی هستند. که تجربه و مهارت کمی دارند و چندان به یک زندگی و شغل حرفه ای نمی اندیشند.

مدیران و صاحبان مشاغل باید به این نکته توجه داشته باشند که شخص مورد نظر در آینده ای نه چندان دور (قبل از سی سالگی) اقدام به ازدواج نموده و شغل خود را ترک خواهد کرد.

تعداد بسیار زیادی از تماس های آگهی استخدام منشی مربوط به همین دسته از کارجویان میباشد.